Guida a Microsoft Teams - le caratteristiche principali spiegate!

La digitalizzazione consente modelli di business completamente nuovi e allo stesso tempo rivoluziona il modo in cui i dipendenti comunicano e collaborano tra loro. Microsoft Teams offre un supporto in questo senso come parte di Office 365 – e può anche integrare servizi esterni. Le riunioni online, le chat di gruppo e la modifica congiunta di documenti sono tra le funzioni standard che offrono numerosi vantaggi sia ai datori di lavoro che ai dipendenti, soprattutto in tempi di Corona. Di seguito le spieghiamo come collaborare in modo efficiente con Teams e quali funzioni offre l’applicazione.

Gratis al tempo di Corona

Nella tariffa base gratuita, Microsoft Teams può teoricamente essere utilizzato senza ulteriori problemi, mentre alcune delle funzioni essenziali sono, tuttavia, incluse solo parzialmente o non sono incluse affatto. In considerazione dell’attuale pandemia di Corona, Micosoft sta offrendo gratuitamente i suoi pacchetti Teams altrimenti a pagamento – fino al 2021. Chiunque si colleghi attualmente a Teams riceve automaticamente una licenza gratuita delle funzioni altrimenti a pagamento.

Le funzioni più importanti

Office 365

Poiché le app di Office 365 sono direttamente incluse in Microsoft Teams, i familiari documenti di Office possono essere modificati in tempo reale e simultaneamente con colleghi e partner di progetto. Questo rende la collaborazione più trasparente. Con uno dei piani a pagamento, la suite Office è disponibile in versione desktop.

Integrazione delle app aziendali

Oltre 250 app aziendali possono essere integrate in Microsoft Teams. Queste includono, ad esempio, Trello o Evernote, che possono essere utilizzate per pianificare direttamente i progetti o creare note condivise. È incluso anche un software per la creazione di sondaggi. Con l’aiuto delle app, può ampliare Teams con strumenti pratici per la gestione dei progetti o la comunicazione, ad esempio.

Chiamate in conferenza

Grazie ad un ulteriore sviluppo di Skype, Teams offre ora anche chat audio e video. Con la funzione conferenza, le riunioni possono svolgersi in modo puramente digitale. Per farlo, selezioni un canale dall’elenco a sinistra e clicchi sul simbolo della telecamera in fondo al campo di testo della chat. Se necessario, è possibile aggiungere un breve argomento alla chiamata nella parte superiore. Per avviare la riunione, clicchi su „Discuti ora“. Non appena la chiamata è in corso, i partecipanti del canale Teams ricevono una notifica e possono decidere se unirsi alla videoconferenza.

Chat

Microsoft Teams ha una funzione di chat nel suo repertorio come standard. Le chat, a cui possono partecipare fino a 50 persone, possono essere strutturate in gruppi e categorie per una maggiore chiarezza.

Newsfeed

Per condividere facilmente le informazioni con il gruppo di lavoro, c’è il newsfeed. Questo è strutturato in modo molto simile a un feed dei social media ed elenca cronologicamente le ultime notizie sul gruppo di lavoro o sul progetto.

Personalizzazione

La dimensione, la spaziatura o il formato del testo, così come gli sfondi e i filtri del volto possono essere personalizzati o aggiunti in team in base alle preferenze. Se necessario, i testi possono anche essere letti ad alta voce e i video possono essere forniti con sottotitoli in tempo reale. Inoltre, è possibile utilizzare bot e strumenti per personalizzare ulteriormente Teams.

Archiviazione in cloud

I file caricati vengono condivisi dai team tramite un cloud. Nella versione base, il cloud dispone di dieci GB di spazio di archiviazione, mentre le versioni a pagamento offrono più di un TB di spazio di archiviazione più altri dieci GB di spazio di archiviazione per ogni licenza acquistata.

Creare un team

In basso a sinistra, vada su „Partecipa o crea team“ e selezioni „Crea team“ – „Crea un team da zero“ o „ Crea un team da un gruppo o team Office 365 esistente“.
Dopo aver specificato il tipo di team, inserisca il nome e la descrizione del team, quindi generi il team tramite „Crea“.

Aggiungere canali e membri

Nella scheda „Membri“, clicchi su „Aggiungi membro“, quindi inserisca l’indirizzo e-mail e specifichi se la persona può agire come membro o come ospite. Quindi clicchi su „Aggiungi“.
Per invitare una persona a Microsoft Teams, clicchi su „Invita persone“ in basso a sinistra.
Selezioni il metodo che desidera utilizzare per raggiungere la persona. Passi alla scheda „Canali“ e clicchi su „Aggiungi canale“.
inserisca„Nome del canale“ e „Descrizione“ e determini se deve essere un canale standard o un canale privato. Quindi clicchi su „Aggiungi“.

Lasciare il team o eliminare il team

Clicchi sul simbolo dei tre puntini accanto al nome della squadra e vada su „Lascia la squadra“. Infine, confermi con „Lascia la squadra“.
Come unico proprietario della squadra, può solo eliminarla. Per farlo, clicchi sul simbolo dei tre puntini e poi su „Elimina squadra“. Nella finestra di dialogo successiva, confermi che tutto sarà cancellato e clicchi su „Elimina“.

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