Cambiare la firma di Outlook - ecco come!

Cambiare la firma di Microsoft Outlook - spiegato rapidamente e facilmente!

Come cambiare la firma di Outlook? In passato, quando tutte le lettere erano ancora inviate in forma cartacea, la cosiddetta formula d’addio non poteva mancare in nessun caso. Qualcosa come „Cordiali saluti“ o „Cordiali saluti“ e una firma personale erano d’obbligo. Ma chi dice che oggi non dovrebbe più essere così nella corrispondenza via e-mail? Se lavora con Microsoft Outlook, per esempio in Windows 11 o Windows 11 Home, può creare facilmente una firma di Outlook e cambiarla in qualsiasi momento.

Devo creare una firma di Outlook?

Dipende se sta scrivendo un’e-mail puramente privata o d’affari. Nel settore commerciale, la firma è obbligatoria per le e-mail dal 2007. Ciò significa che per i lavoratori autonomi, i freelance o le aziende, non appena inviano una fattura o un’offerta via e-mail, le stesse informazioni di un’impronta devono essere incluse come informazioni sul mittente. Questi dettagli minimi sono obbligatori:

Nome dell’azienda
nome completo del proprietario
indirizzo convocabile

Fortunatamente, con Microsoft Outlook 2021, questo può essere fatto in pochissimo tempo. E si può anche integrare facilmente un bel logo aziendale, una firma già pronta o anche un ritratto del mittente quando si vuole creare la firma di Outlook.

E questo è come si fa

Per esempio, nella versione completa di Microsoft Outlook 2019 Multilanguage con il sistema operativo Windows 11 Pro o Windows 11 Pro N, le firme possono essere allegate automaticamente a tutte le mail in uscita. È anche possibile aggiungere una firma alle singole e-mail. Se vuole cambiare una firma di Outlook, proceda allo stesso modo:

Per farlo, prima apra un nuovo messaggio di posta elettronica.
Selezioni l’opzione„Firma“ nel menu „Messaggio „.
Sotto „Modifica firma“selezioni l’opzione „Nuovo“.
Nella finestra di dialogo „Nuova firma“, dia un nome alla firma.
Usi „Modifica firma“ per scrivere la formula di addio personale. Il carattere, la dimensione del carattere, l’allineamento del testo e il colore possono essere facilmente specificati. Se vuole cambiare la firma di Outlook in seguito, ogni singolo punto può essere modificato anche in seguito.
Usando l’opzione„Select default signature“ nel menu a discesa „E-mail account“, selezioni prima l’account corrispondente a cui assegnare la firma.

Consiglio: ogni account di posta elettronica in Outlook, per esempio in Windows 11 Education, può avere la sua firma individuale. Più sono individuali e specifici, più i destinatari si sentono indirizzati personalmente. In un contesto commerciale, questo può avere un effetto più professionale.

Se tutti i messaggi devono ricevere la firma, selezioni una delle firme nel menu a discesa „Nuovi messaggi“ .
Se non vuole che tutti i nuovi messaggi ricevano automaticamente una firma, clicchi semplicemente (nessuno)
Se la firma deve essere mostrata anche nelle mail di risposta o di inoltro, selezioni una firma appropriata sotto„Replies/Forwards“.
Se non è necessario, selezioni l’opzione standard (nessuno).

Aggiunga la firma manualmente una per una

Se ha deciso di non aggiungere automaticamente una firma ad ogni e-mail, può comunque aggiungere in seguito una firma, un indirizzo, un’immagine, ecc. alle singole e-mail. Selezioni un’e-mail individuale e scelga l’opzione „Firma“ nella scheda „Messaggio“. Nel menu a comparsa, ogni firma creata può ora essere selezionata per essere visualizzata sotto il singolo messaggio.

Aggiunga immagine, logo e firma

Con Microsoft Outlook si può anche creare una firma con immagini o cambiare la firma di Outlook in Windows 11 Enterprise e Windows 11 Pro for Workstation.

Per farlo, selezioni Firma> Firme in una nuova e-mail.
Nel campo „Select signature for editing„, clicchi sulla firma che deve essere fornita con un logo, un’immagine o con la firma digitalizzata (come immagine).
Ora selezioni un file immagine corrispondente sul PC con l’icona Immagine e lo colleghi alla firma cliccando su „Inserisci“.
Con un clic destro del mouse sull’immagine sotto la scheda „Size“ regoli l’area dell’immagine.

Suggerimento: se la casella di controllo „Blocca rapporto d’aspetto“ è attivata, i rapporti d’immagine vengono mantenuti.

Immagine d’intestazione: ©monticellllo, stock.adobe.com

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Colleghi Outlook, Word ed Excel

Colleghi Outlook, Word ed Excel - ecco come funziona!

In questo articolo le mostriamo come collegare Microsoft Outlook, Word ed Excel. Sia per uso privato che per affari – la Suite Office sul PC facilita molti processi di lavoro e permette una presentazione pulita di un’ampia varietà di documenti. Microsoft Word può essere usato per creare testi formattati, Microsoft Excel è il programma di punta per fogli di calcolo, calcoli ed elaborazione dati. E infine, Microsoft Outlook viene usato per gestire tutte le e-mail e organizzare gli appuntamenti con l’aiuto del calendario integrato.

Collegamento di Word ed Excel

Nella vita quotidiana d’ufficio è spesso necessario integrare una tabella in un documento Microsoft Word. Questo può essere creato nel programma stesso – o semplicemente collegato ad una tabella in Microsoft Excel. Per farlo, prima apra il file Excel corrispondente. Ora segni la tabella o sezioni individuali della tabella e le copi con il comando da tastiera „CTRL+C“. Poi apra il documento Microsoft Word in cui si vuole inserire la tabella o parti di essa. Ora diriga il cursore nel punto in cui deve apparire la tabella. Con il comando da tastiera „CTRL+V“ ora può metterlo esattamente lì. Lo svantaggio, però, è che le modifiche alla tabella possono essere fatte solo con le funzioni di Microsoft Word. È più comodo poter inserire un link di Excel in Word. Come collegare Word con Excel:

Per prima cosa selezioni la tabella corrispondente in Microsoft Excel e la copi usando il comando rapido.
Nel documento Microsoft Word, clicchi sulla freccia sotto „Incolla“ nella scheda „Inizio“ e selezioni „Incolla contenuto“ nel menu a discesa.
Nella nuova finestra, clicchi su „Inserisci collegamento“.
Poi selezioni „Microsoft Excel Workbook Object“ nella finestra del menu e confermi con „Ok“.
Le modifiche apportate alla tabella in Microsoft Excel appaiono automaticamente nel documento Microsoft Word.

Collegamento di Microsoft Outlook con Word ed Excel

Con un account Microsoft è facile armonizzare le funzioni di tutti e tre gli strumenti. Quindi non solo i link di Excel possono essere inseriti in Word. Ma compiti, appuntamenti e modifiche possono anche essere visti su diversi dispositivi finali da diversi impiegati. Il primo passo è preparare la barra degli strumenti per l’accesso a DeepL.

Per farlo, clicchi con il tasto destro del mouse su un simbolo nella barra degli strumenti.
Selezioni l’opzione „Personalizzare la barra degli strumenti per l’accesso DeepL“. Si apre una nuova finestra di dialogo (a seconda del programma selezionato in Microsoft Word o Microsoft Excel).
Nella voce „Toolbar for DeepL access“ nella barra di navigazione nel campo elenco „Select commands“, selezioni la voce „Commands not included in the ribbon“.
Clicchi su „Create Microsoft Outlook task“ nell’elenco e lo attivi.

Uno dei vantaggi di questa opzione è che il documento inviato tramite Microsoft Outlook rimane sul PC originale. Prima di essere inviata, può essere „rilasciata“ o „bloccata“ in modo che la modifica da parte di altri sia impedita o resa possibile. In questo modo i compiti possono essere distribuiti rapidamente e senza sforzo cambiando programma. Ha senso distribuire i compiti, per esempio, quando si lavora su un documento Word o un foglio Excel. E l’impiegato deve essere informato di un cambio di scadenza in corso, per esempio. Quindi questo nuovo compito non deve essere creato prima in Microsoft Outlook. Invece, può essere visualizzato direttamente nel documento su cui si sta lavorando. Se non ci sono altri compiti associati al documento, può essere inviato a tutti o a singoli contatti dalla rubrica di Outlook – senza dover cambiare programma. Si possono anche aggiungere nuovi destinatari in qualsiasi momento usando la funzione tabella.

Suggerimento: lavorare con gli evidenziatori nei documenti Microsoft Word

Se diverse persone lavorano insieme su un documento Microsoft Word, ha senso contrassegnare passaggi di testo particolarmente importanti con marcatori. Tali segnalibri permettono di trovare rapidamente determinate sezioni del testo, specialmente in un documento esteso o in una directory condivisa con Outlook. I contatti precedentemente non coinvolti possono quindi continuare a lavorare su questi come compito, per esempio, o apportare modifiche.