Cambiare la firma di Microsoft Outlook - spiegato rapidamente e facilmente!

Come cambiare la firma di Outlook? In passato, quando tutte le lettere erano ancora inviate in forma cartacea, la cosiddetta formula d’addio non poteva mancare in nessun caso. Qualcosa come „Cordiali saluti“ o „Cordiali saluti“ e una firma personale erano d’obbligo. Ma chi dice che oggi non dovrebbe più essere così nella corrispondenza via e-mail? Se lavora con Microsoft Outlook, per esempio in Windows 11 o Windows 11 Home, può creare facilmente una firma di Outlook e cambiarla in qualsiasi momento.

Devo creare una firma di Outlook?

Dipende se sta scrivendo un’e-mail puramente privata o d’affari. Nel settore commerciale, la firma è obbligatoria per le e-mail dal 2007. Ciò significa che per i lavoratori autonomi, i freelance o le aziende, non appena inviano una fattura o un’offerta via e-mail, le stesse informazioni di un’impronta devono essere incluse come informazioni sul mittente. Questi dettagli minimi sono obbligatori:

  • Nome dell’azienda
  • nome completo del proprietario
  • indirizzo convocabile

Fortunatamente, con Microsoft Outlook 2021, questo può essere fatto in pochissimo tempo. E si può anche integrare facilmente un bel logo aziendale, una firma già pronta o anche un ritratto del mittente quando si vuole creare la firma di Outlook.

E questo è come si fa

Per esempio, nella versione completa di Microsoft Outlook 2019 Multilanguage con il sistema operativo Windows 11 Pro o Windows 11 Pro N, le firme possono essere allegate automaticamente a tutte le mail in uscita. È anche possibile aggiungere una firma alle singole e-mail. Se vuole cambiare una firma di Outlook, proceda allo stesso modo:

  • Per farlo, prima apra un nuovo messaggio di posta elettronica.
  • Selezioni l’opzione„Firma“ nel menu „Messaggio „.
  • Sotto „Modifica firma“selezioni l’opzione „Nuovo“.
  • Nella finestra di dialogo „Nuova firma“, dia un nome alla firma.
  • Usi „Modifica firma“ per scrivere la formula di addio personale. Il carattere, la dimensione del carattere, l’allineamento del testo e il colore possono essere facilmente specificati. Se vuole cambiare la firma di Outlook in seguito, ogni singolo punto può essere modificato anche in seguito.
  • Usando l’opzione„Select default signature“ nel menu a discesa „E-mail account“, selezioni prima l’account corrispondente a cui assegnare la firma.

Consiglio: ogni account di posta elettronica in Outlook, per esempio in Windows 11 Education, può avere la sua firma individuale. Più sono individuali e specifici, più i destinatari si sentono indirizzati personalmente. In un contesto commerciale, questo può avere un effetto più professionale.

  • Se tutti i messaggi devono ricevere la firma, selezioni una delle firme nel menu a discesa „Nuovi messaggi“ .
  • Se non vuole che tutti i nuovi messaggi ricevano automaticamente una firma, clicchi semplicemente (nessuno)
  • Se la firma deve essere mostrata anche nelle mail di risposta o di inoltro, selezioni una firma appropriata sotto„Replies/Forwards“.
  • Se non è necessario, selezioni l’opzione standard (nessuno).

Aggiunga la firma manualmente una per una

Se ha deciso di non aggiungere automaticamente una firma ad ogni e-mail, può comunque aggiungere in seguito una firma, un indirizzo, un’immagine, ecc. alle singole e-mail. Selezioni un’e-mail individuale e scelga l’opzione „Firma“ nella scheda „Messaggio“. Nel menu a comparsa, ogni firma creata può ora essere selezionata per essere visualizzata sotto il singolo messaggio.

Aggiunga immagine, logo e firma

Con Microsoft Outlook si può anche creare una firma con immagini o cambiare la firma di Outlook in Windows 11 Enterprise e Windows 11 Pro for Workstation.

  • Per farlo, selezioni Firma> Firme in una nuova e-mail.
  • Nel campo „Select signature for editing„, clicchi sulla firma che deve essere fornita con un logo, un’immagine o con la firma digitalizzata (come immagine).
  • Ora selezioni un file immagine corrispondente sul PC con l’icona Immagine e lo colleghi alla firma cliccando su „Inserisci“.
  • Con un clic destro del mouse sull’immagine sotto la scheda „Size“ regoli l’area dell’immagine.

Suggerimento: se la casella di controllo „Blocca rapporto d’aspetto“ è attivata, i rapporti d’immagine vengono mantenuti.

Immagine d’intestazione: ©monticellllo, stock.adobe.com