Microsoft Project: 10 passi per un piano di progetto di successo

Alcuni progetti sono così complessi che non è possibile scrollarsi di dosso tutti i compiti e le fasi individuali. Per non perdere la visione d’insieme, un piano di progetto ben strutturato aiuta e Microsoft Project. Aiuta tutte le persone coinvolte a pianificare e completare con precisione le singole fasi di lavoro e ad attenersi ad una tabella di marcia.

Per chi è importante un piano di progetto

Sia Microsoft Project 2016 che Microsoft Project 2019 sono importanti per tutto il personale coinvolto nel progetto. Questo perché il programma porta una struttura chiara a tutte le piccole attività, a volte molto ramificate, che sono necessarie per successo completare un progetto. Un altro vantaggio: tutti possono vedere a che punto è il progetto e dove dovrebbe essere secondo il piano del progetto. Ma i clienti si chiedono anche quando inizierà il progetto, quanto tempo ci vorrà e quanto costerà il tutto alla fine.

Come creare facilmente un piano di progetto con Microsoft Project

Microsoft Project 2016 e il più recente Microsoft Project 2019 rendono possibile creare un piano di progetto che soddisfi tutti i requisiti in pochi passi.

I singoli passi coinvolti:

Definire l'inizio del progetto

Una volta aperto il software, si imposta la data di inizio tramite la scheda „Progetto“ con il comando „Informazioni sul progetto“. Questa data è quella predefinita per tutti i passi successivi, ma può sempre essere cambiata in seguito.

Creare compiti

I singoli compiti del progetto possono quindi essere definiti con precisione usando nomi di compiti. Qui è importante considerare la priorità dei singoli passi.

Contenuto della struttura

Facendo rientrare i compiti, può strutturare più chiaramente il contenuto del progetto. Questo suddivide ulteriormente il contenuto in modo logico.

Fissi la durata e le pietre miliari

I giorni lavorativi che dedica al progetto sono definiti nel calendario del progetto. Qui deve lavorare con giorni consecutivi, i giorni liberi sono contrassegnati dall’abbreviazione „f“ davanti all’unità „T“ (per giorno). Se si devono determinare obiettivi intermedi, le cosiddette pietre miliari, il programma indica la loro durata con „0“ nell’unità giorni.

Mostrare le dipendenze

Microsoft Project mostra le dipendenze di certi obiettivi intermedi da attività a monte attraverso collegamenti di compiti. Permettono di mostrare relazioni logiche in termini di contenuto, la cui sequenza non deve necessariamente essere strutturata cronologicamente. La relazione con l’inizio e la fine (abbreviazione: EA) è il collegamento standard in Microsoft Project. Inoltre ci sono altri tipi di relazioni che possono essere collegate.

Carico di lavoro del piano

Nel passo successivo, il project manager inserisce il carico di lavoro previsto o pianificato in ore nella colonna „Lavoro“. Gli impiegati che sono coinvolti nel progetto troveranno in seguito la nota „pianificata“ nella schermata di feedback.

Assegnare risorse

Nel pool di risorse locali, si crea ora il lavoro, il costo, l’impiegato o anche le risorse materiali sotto „Resource: Table“. Queste risorse possono essere assegnate ad impiegati individuali, team leader o centri di costo.

Fissare le scadenze

Per poter fissare limiti di tempo per i compiti e soprattutto per gli obiettivi intermedi, con Microsoft Project è possibile definire vincoli da una parte e scadenze dall’altra. I vincoli sono fissi e non possono essere spostati se, per esempio, si verificano cambiamenti di orario. Le scadenze, invece, sono flessibili.

Mostri il processo di raccolta dei progetti

Attraverso la scheda „Progetto“ può visualizzare il processo di raccolta dei progetti in Microsoft Project. Questo riunisce tutti i valori a livello di progetto e mostra rapidamente quale durata è stata fissata, come è pianificato lo sforzo totale o anche chi è coinvolto nel progetto.

Impostare la linea di base

Alla fine della fase di pianificazione, deve determinare i dati effettivi. Questo viene salvato in un piano di base. Con il comando „Set base plan“ nella scheda „Project“, i dati corrispondenti vengono salvati con la data di creazione attuale. Il piano di base può anche essere usato per controllare quali cambiamenti sono stati fatti al piano del progetto nel corso del tempo a causa di feedback o simili.