Ordina automaticamente le mail di Outlook - ecco come funziona!

Gestione dell’ufficio senza Outlook? Quasi impensabile! Dalla ricezione e l’invio di e-mail alla gestione del calendario, dal monitoraggio delle attività all’archiviazione di tutti i dati di contatto, il programma in Microsoft Office 365 su Windows 11 è un vero e proprio jack-of-all-trades. Ma quello che molti non sanno: Può anche ordinare le mail con Outlook e spostare le mail di Outlook automaticamente.

 

Ordinare i messaggi di Outlook

Per non perdere la visione d’insieme nella casella di posta traboccante, con Microsoft Outlook 2019 può ordinare le mail di Outlook per dimensione, tra le altre cose. Ma anche per nome del mittente, messaggi letti o non letti, oggetto o data. Se vuole ordinare le mail di Outlook per dimensione, la procedura è molto semplice:

Ordina le mail di Outlook per dimensione

  • Nella posta in arrivo, clicchi prima su „Filtro“ nell’area superiore.
  • Ora appaiono varie opzioni sotto „Ordina per“, qui selezioni „Dimensione“.

Ordina le mail di Outlook per oggetto

Il programma le permette anche di ordinare le mail non solo per dimensioni e altre opzioni, ma anche per certe parole chiave nell’oggetto.

Per farlo, crei prima una sottocartella in cui ogni posta in arrivo contenente questa parola chiave nella riga dell’oggetto venga archiviata automaticamente. Il prerequisito per questo è, ovviamente, che anche il mittente conosca e usi questa parola chiave in modo che Microsoft Outlook 2019 riconosca che deve smistare questa posta.

  • Clicchi sulla posta in questione e selezioni la scheda „Inizio“.
  • Poi clicchi su „Regole“, quindi selezioni l’opzione „Crea regola“.
  • Nella sottosezione „Se un messaggio in arrivo soddisfa tutte le condizioni“ nella finestra di dialogo „Crea regola“, attivi „Oggetto contiene“.
  • Inserisca la parola chiave nel campo di testo corrispondente.
  • Ora vada alla sottosezione „Execute the following“ e selezioni la sottocartella creata e nominata sotto „Move item to folder“.
  • Prema il pulsante „OK“ e risponda alla domanda di controllo con Sì.

 

Spostare la posta di Outlook automaticamente

Con centinaia di mail che arrivano in un breve periodo di tempo, la confusione può sorgere rapidamente. Una funzione di Microsoft Outlook 2019 come parte di Microsoft Office 365 in Windows 11 aiuta a creare chiarezza e ordine. Questa è l’opzione per spostare automaticamente certe mail di Outlook in sottocartelle create in precedenza con i nomi corrispondenti.

  • Per prima cosa clicchi sulla cartella di posta elettronica con il tasto destro del mouse.
  • Appare un menu contestuale. Selezioni l’opzione „Nuova cartella“.
  • Ogni nuova cartella deve ora avere un nome proprio.

Per poter ordinare i singoli messaggi di posta di Outlook in modo che vengano collocati automaticamente nelle cartelle corrette secondo le specifiche, è necessario impostare alcune altre regole:

Sposta automaticamente i messaggi di Outlook nelle cartelle

Se, per esempio, vuole spostare automaticamente tutte le mail di Outlook da un certo mittente in cartelle, clicchi prima su qualsiasi mail da questo mittente.

  • Selezioni l’opzione „Regole“ nella scheda „Inizio“.
  • Nel menu contestuale che appare, selezioni l’opzione „Sposta sempre i messaggi da (nome)“.
  • Ora basta selezionare la sottocartella corrispondente nominata in precedenza nella finestra di dialogo „Regole e notifiche“ e cliccare il pulsante OK.

Altri suggerimenti

Invio a tempo: Con Microsoft Outlook 2019 può anche inviare mail in un momento successivo. Per farlo, selezioni la scheda „Opzioni“, vada su „Ritarda la trasmissione“ e selezioni la data e l’ora nella finestra di dialogo. Poi clicchi su „Invia“ come al solito.

Inoltro automatico: prima di inviare una mail, clicchi su „Opzioni“ e selezioni „Rispondi direttamente a“. Poi inserisca il destinatario desiderato sotto „Funzioni di inoltro“. La mail di risposta viene ora inviata automaticamente al destinatario selezionato – per esempio ad un collega se lei stesso è in vacanza.

Richiamo di mail: se ha inviato una mail per errore, può modificarla con il pulsante „Azioni“. Dopo aver cliccato sulla mail corrispondente, selezioni l’opzione „Recall this message“. Poi selezioni „Elimina le copie non lette di questo messaggio“ o „Sostituisci le copie non lette con un nuovo messaggio“. Ora la mail viene cancellata dal destinatario o sostituita da una mail corretta o estesa. Tuttavia, questo funziona solo se il destinatario non ha ancora aperto il messaggio originale.

Immagine dell’intestazione: © Leowolfert, stock.adobe.com